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Der Weg ist das Ziel? Orientierung & Raumbuchung im Ministerium

Aufgabenstellung

Orientierung: Wie finden Besucher und Mitarbeiter des Ministeriums schneller und einfacher von A nach B? Raumverwaltung: Wie können Besprechungsräume effizient verwaltet werden?


Challenge

ORIENTIERUNG

Täglich besuchen viele Personen das Bundesministerium für Verkehr, Innovation und Technologie (BMVIT) in der Radetzkystraße 2, 1030 Wien. Eine dieser Personen ist Frau Huber. Heute um 14:00 Uhr hat Frau Huber einen Termin im Besprechungsraum Nr. 1F09 des Ministeriums. Denn dort wird darüber diskutiert, wie Österreich auch in Zukunft „Bahnland Nr. 1 in der EU“ bleiben kann. Um pünktlich zum Termin zu erscheinen, betritt Frau Huber um 13:50 Uhr das Bundesamtsgebäude. Sie ist zum ersten Mal im Ministerium. Fast wäre sie am Empfang, der vom externen Sicherheitspersonal betreut wird, vorbeigelaufen. Frau Huber meldet sich an und erhält eine Besucherkarte. Der Sicherheitsbedienstete teilt ihr mit, dass sich der gesuchte Besprechungsraum im 1. Stock befindet und die Nummer 1F09 besitzt.

Frau Huber fährt mit einem der neun Aufzüge in den ersten Stock. Doch wohin jetzt? Die Nummer 1F09 ist weit und breit nicht zu sehen. Auf den Orientierungspfeilen sind lediglich die Buchstaben C und A abgebildet. Es ist bereits kurz vor 14:00 Uhr. Um Zeit zu sparen, erkundigt sich Frau Huber bei einer Mitarbeiterin des BMVIT, die sie am Gang trifft, nach dem Raum 1F09. Ihr wird erklärt, dass sie den falschen Aufzug genommen hat. Zweimal nach rechts und dann noch einmal nach links befinde sich das gesuchte Besprechungszimmer. Frau Huber bedankt sich für die Auskunft und begibt sich auf den Weg durch das Gebäude. Aufgrund des wabenförmigen Aufbaus des 1986 erbauten Gebäudes hat Frau Huber das Gefühl, sich im Kreis zu drehen. Nachdem sie am Gang nochmals einen Mitarbeiter um die Wegbeschreibung bittet, kommt sie um 14:05 im Raum 1F09 an. Etwas außer Atem berichtet sie von ihrer unfreiwilligen „Besichtigungstour“ des Gebäudes. „Das passiert leider vielen Besucherinnen und Besuchern unseres Hauses. Und auch ich als Mitarbeiter des BMVIT finde nicht immer auf Anhieb alle Büros meiner Kolleginnen und Kollegen. Es ist außerdem nicht immer ganz einfach, in diesem verwinkelten Gebäude die Toiletten zu finden. Da haben sich schon einige Personen verlaufen.“ erwidert ihr Gesprächspartner verständnisvoll.

Das soll in Zukunft anders sein! Denn sowohl Besucherinnen und Besucher, als auch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des BMVIT sollen ab spätestens Ende 2017 ohne Nachfragen den gewünschten Raum finden.

RAUMVERWALTUNG

Zusätzlich steht das Ministerium vor der Herausforderung, dass das IT-System für die Verwaltung der Besprechungsräume in die Jahre gekommen ist. Die Software wurde vor über zehn Jahren eingekauft. Seit einiger Zeit bietet die Softwarefirma auch keinen technischen Support mehr an. Aufkommende Fehler des Systems können deshalb nur mehr mittels unverhältnismäßig hoher Kosten korrigiert werden. Auch Änderungswünsche der Userinnen und User werden nicht mehr durchgeführt. Das ist besonders auffällig, wenn ein erkrankter Mitarbeiter einen Besprechungsraum gebucht hat – die Besprechung allerdings kurzfristig verschoben werden musste. Der bereits gebuchte Termin kann derzeit nur  vom Terminersteller verändert werden.

Auch Frau Weber, die als BMVIT-Mitarbeiterin für die Bestellung und Bereitstellung von Catering-Services zuständig ist, hat bereits mehrmals ein Verbesserungspotential bei der Raumverwaltung angemerkt. Wenn z.B. einer ihrer Kollegen für das hochrangige Expertentreffen mit Frau Huber gerne Brötchen und Getränke bestellt hätte, muss er zusätzlich zur Raumbuchung einen elektronischen Akt (ELAK) zur Bestellung des Caterings anlegen. Dies beansprucht unnötig Zeit, die sowohl Frau Weber, als auch ihr Kollege gerne anderen Themen widmen würden.


Gewünschtes Ergebnis

Das BMVIT ist auf der Suche nach einer passenden Lösung für ihre Challenge. Die Lösung sollte folgenden Idealzustand erfüllen:

Benutzerfreundlichkeit:

  • Besucherinnen und Besucher finden den Service Point (=Empfang), egal welchen Eingang zum Gebäude sie genommen haben.
  • Besucherinnen und Besucher finden, nach Anmeldung beim Service Point (=Empfang), ohne weiterer menschlicher Hilfe ihren Weg vom Haupteingang zum gewünschten Büro oder Besprechungszimmer. 
  • Besprechungszimmer können auch an Hand des jeweiligen Besprechungstitels identifiziert werden.
  • Auch der jeweils schnellste Weg zur Toilette oder zum Erste-Hilfe-Kasten und zurück ist ohne Hürden auffindbar.
  • Das Orientierungssystem kann außerdem für Menschen mit Behinderung ohne Einschränkungen genutzt werden (Barrierefreiheit).
  • Auch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des BMVIT finden die Büros ihrer Kolleginnen und Kollegen auf Anhieb – selbst wenn diese umgezogen sind.

Bedienbarkeit der Raumverwaltung:

  • Sämtliche Besprechungszimmer des Hauses können von den hierfür berechtigten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern komfortabel und inkl. des erforderlichen Caterings gebucht werden.
  • Ein Workflowsystem ermöglicht weitere Arbeitsschritte (z.B. nicht nur Buchung des Raums, sondern zusätzlich auch Genehmigung des Caterings, Information an den Service Point (=Empfang), usw.).
  • Die Besprechungsräume können effizient gebucht werden (Teilnehmeranzahl entspricht dem verfügbaren Platzangebot, erforderliche technische Ausstattung ist vorhanden, usw.).
  • Vertretungen können definiert werden, so dass im Krankheitsfall auch Kolleginnen und Kollegen eine Umbuchung vornehmen können.
  • Das BMVIT ist primär an dieser Lösung interessiert. Da das BMVIT aber nicht der einzige Mieter im Bundesamtsgebäude der Radetzkystraße ist, soll das System bei Bedarf auch für andere und potentielle zukünftige Mieter des Gebäudes anwendbar/erweiterbar sein (Orientierung & Raumverwaltung). 

Umsetzbarkeit der neuen Lösung:

  • Wichtig ist dem Bundesministerium, dass die hier online geposteten Ideen bereits derart konkret sind, dass sie zwischen Jänner 2017 und November 2017 zu verhältnismäßig angemessen Kosten umgesetzt werden können.

Das BMVIT freut sich schon auf viele Ideen zur Lösung ihrer Challenge!

  • Im Zuge dieser Markterkundung werden gesucht: Funktionierende Prototypen, skizzierte Lösungsvorschläge oder Lösungen in Form von konkreten Produkten/Dienstleistungen
  • NICHT gesucht werden: bereits zur Gänze ausgearbeitete Designvorschläge, detaillierte technische Umsetzungskonzepte, detaillierte architektonische Umsetzungskonzepte oder Machbarkeitsstudien

Posten Sie Ihre Idee bis 27.04.2016 online


Gewinn

Präsentieren Sie Ihren Lösungsvorschlag:
Aus allen geposteten Lösungsvorschlägen werden min. fünf Einreicher/innen zu einem Innovationsdialog (=Markterkundungsgespräch mit einer Kurzpräsentation der geposteten Lösung und Diskussion) am 1. Juni 2016 ins Ministerium eingeladen. Auf Basis der Erkenntnisse, die das Ministerium durch den Innovationsdialog erlangt, wird die Auftragsvergabe vorbereitet: 

  • Umsetzung der besten Lösung kostet voraussichtlich WENIGER als 100.000 EUR: Nach dem Innovationsdialog werden entsprechend der internen Vergaberichtlinien des BMVIT min. drei Einreicher/innen eingeladen, ein Angebot zur Umsetzung der Lösung an das Ministerium zu übermitteln. Daraufhin folgen Vertragsverhandlungen zwischen Einreicher/innen und Ministerium BMVIT. Das Ergebnis bei Einhaltung der Kostenobergrenze und des festgelegten Leistungsniveaus ist ein Vertragsabschluss.
  • Umsetzung der besten Lösung kostet voraussichtlich MEHR als 100.000 EUR: Laut derzeitigem Vergaberecht müssen Aufträge über 100.000 EUR ausgeschrieben werden. Deshalb wird auf Basis der Erkenntnisse des Innovationsdialogs (=Markterkundungsgespräch) eine dem Vergaberecht entsprechende Ausschreibung veröffentlicht. Als Einreicher/in sind Sie herzlich eingeladen, sich im Zuge des Ausschreibungsverfahrens mit einem konkreten Angebot um den Auftrag zu bewerben.

Werbung für Ihren Lösungsvorschlag: Die IÖB-Servicestelle berichtet in ihrer Community von innovationsinteressierten öffentlichen Beschaffern von den Lösungen, die im Innovationsdialog präsentiert wurden.


Bewertungskriterien

Folgende Kriterien werden für die Bewertung der eingereichten Ideen herangezogen:

  • Umsetzbarkeit der vorgeschlagenen Lösung (25 %)
  • Bedienbarkeit durch MitarbeiterInnen des BMVIT (24 %)
  • Benutzerfreundlichkeit (22 %)
  • Verfügbarkeit/Ausfallssicherheit des Systems (17 %)
  • Verwendbarkeit des Lösung für alle Mieter des Hauses (12 %)

Kategorie

Bürobedarf & Raumeinrichtung
Elektrotechnische Geräte & Komponenten
Gebäudebetrieb
IT & Telekommunikation
Sonstiges


Frage zu dieser Challenge stellen

Fragen und Antworten

Kann ich auch Lösungen ausschließlich für ein Orientierungssystem posten? Oder muss das Posting eine Lösung für die Raumverwaltung inkludieren?

Es können sowohl Einzelllösungen, als auch Gesamtlösungen gepostet werden. Ausschließlich Lösungen für Orientierungssysteme sind somit herzlich willkommen.

Um wie viel Büros, Besprechungszimmer, Konferenzräume handelt es sich?

Das BMVIT verfügt über ca. 600 Büros und davon sind 11 Sitzungssäle/-zimmer.

Wie viele Stockwerke sind betroffen?

Das BMVIT verfügt über Räumlichkeiten, die sich teilweise vom Erdgeschoss bis zum 8. OG und teilweise vom 4. – 8. OG erstrecken.

Welche Institutionen sind noch im Haus untergebracht?

Im Haus sind abgesehen vom BMVIT noch das BMG, die Finanz/Großbetriebsprüfung und vorübergehend bis 2018 die Hochschule für angewandte Kunst untergebracht.

Kann ich meine Idee auch nicht öffentlich sichtbar posten?

Die Plattform folgt dem Grundgedanken des Open Innovation Ansatzes. Dieser sieht vor, dass Ideen grundsätzlich offen geteilt werden. Wir möchten an dieser Stelle nochmals betonen, dass wir Ideen suchen und keine ausgefeilten Umsetzungskonzepte. Wir eröffnen in diesem Fall jedoch die Möglichkeit, Ihre Idee lediglich in ihren Grundzügen öffentlich zu machen. Nicht veröffentlichbare Detailbeschreibungen zu Ihren Ideen können an die E-Mail-Adresse innovationspartnerschaft@bbg.gv.at mit dem eindeutigen Bezug auf die Idee (zumindest mit Angabe des Titels) gesandt werden. Die Detailbeschreibung muss noch am selben Tag wie das Online-Posting an die angeführte E-Mail-Adresse gesendet werden. Es ist erforderlich, dass zumindest ein Teil der Idee (min. Titel und eine Kurzbeschreibung) online und öffentlich gepostet wird. Detailbeschreibungen alleine oder nur nicht-öffentliche Ideen werden nicht zugelassen. Desweiteren werden Detailbeschreibungen nur den Jury-Mitgliedern zu Entscheidungsfindung vorgelegt. Wir möchten Sie noch darauf aufmerksam machen, dass Ihnen durch diese Vorgehensweise möglicherweise Nachteile in der Community-Phase entstehen können, da die Öffentlichkeit natürlich nur jenen Teil bewerten kann, der online einsehbar ist.

Um wie viele m² handelt es sich?

Die Flächen des bmvit betragen rund 22.000m².

Sind Besichtigungstermine möglich?

Bitte wenden Sie sich für die Vereinbarung von Besichtigungsterminen an die Moderatorin (jasmin.berghammer@bbg.gv.at / Tel: +43 1 245 70 817).

2 stehen vor der gleichen Challenge

Bis 29.2.2016
Challenge - under construction
1.3.2016 - 27.4.2016
Call for ideas
28.4.2016 - 10.5.2016
Community Bewertung
11.5.2016 - 30.5.2016
Jury Bewertung
Ab 31.5.2016
Ergebnis

Ideen zur Challenge: Der Weg ist das Ziel? Orientierung & Raumbuchung im Ministerium